Obiectivul acestui curs este de a-ți explica obligațiile de păstrare și arhivare a documentelor unui proiect POCU, atât pe durata implementării, cât și după finalizarea acestuia. Beneficiarul are obligația îndosarierii și păstrării tuturor documentelor proiectului în original — precum și a copiilor documentelor partenerilor, dacă este cazul — inclusiv a documentelor contabile privind activitățile și cheltuielile eligibile, în conformitate cu legislația comunitară și națională.
Cursul te ajută să organizezi corect arhiva, inclusiv în format electronic, ținând cont că documentele trebuie să fie ușor accesibile și păstrate astfel încât să permită verificarea lor de către autorități, inclusiv după închiderea proiectului.
Agenda program:
Agenda este construită pentru beneficiarii și partenerii care răspund de gestiunea documentelor, indiferent de experiența anterioară cu cerințele de arhivare POCU.
Arhivarea documentelor de proiect este activitatea de organizare și păstrare, pe hârtie și electronic, a tuturor documentelor privind gestiunea tehnică și financiară, astfel încât să permită verificarea lor în timpul și după implementare.
Parcurgem următoarele elemente-cheie în cadrul cursului:
- (Obligația de bază) Păstrarea documentelor în original. Pornim de la obligația beneficiarului de a îndosaria și păstra toate documentele proiectului în original (și copii ale documentelor partenerilor, dacă este cazul), inclusiv documentele contabile privind activitățile și cheltuielile eligibile.
- (Format electronic) Corespondența și R.E.E.C. Discutăm cerința introdusă prin OUG nr. 65/2020: începând cu 1 iunie 2020, corespondența dintre AM, OI și beneficiari se derulează numai electronic, iar beneficiarul trebuie să organizeze Registrul de Evidență Electronică a Corespondenței (R.E.E.C.) și arhiva electronică a documentelor prevăzute la art. 2 al. (2).
- (Acces la verificare) Punerea la dispoziție a documentelor. Parcurgem angajamentul de a acorda acces la locurile și sistemele informatice legate de proiect și de a pune la dispoziție documentele privind gestiunea tehnică și financiară, atât pe hârtie, cât și electronic, ușor accesibile și arhivate pentru a permite verificarea.
- (Orizont de timp) Arhivarea în timpul și după proiect. Înțelegem că arhivarea trebuie realizată atât în perioada implementării, cât și după finalizare, perioadă în care pot interveni verificări suplimentare din partea autorităților.
La finalul cursului vei putea: să explici obligațiile de păstrare a documentelor în original; să organizezi R.E.E.C. și arhiva electronică conform OUG nr. 65/2020; să asiguri accesul și disponibilitatea documentelor pentru verificare; și să menții arhiva corect inclusiv după finalizarea proiectului.